Zásady zpracování osobních údajů

1. Úvodní informace

Tyto zásady zpracování osobních údajů vysvětlují, jak společnost Tady Karel s.r.o., se sídlem Jeremenkova 510/41, Podolí, 147 00 Praha 4, IČO: 296 35 128, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Městského soudu v Praze, sp. zn. C 449851 (dále jen „Správce" nebo „Tady Karel"), zpracovává osobní údaje zákazníků, obdarovaných osob, kontaktních osob, uživatelů webu, dodavatelů, uchazečů o spolupráci a dalších osob.

Tyto zásady se vztahují zejména na služby domácí a firemní podpory, úklid, hodinového manžela, technickou pomoc, péči o domácnost seniorů, audit domácnosti, optimalizaci nákladů domácnosti, dohled seniora během dovolené rodiny, pravidelné balíčky, dárkové poukazy, komunikaci přes web, telefon, e-mail, WhatsApp a sociální sítě.

Správce zatím není plátcem DPH; pokud se jím v budoucnu stane, bude tato informace doplněna do smluvní a fakturační dokumentace.

2. Právní rámec

Zpracování osobních údajů probíhá zejména podle nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR), zákona č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, zákona č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti, zákona č. 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích, a souvisejících právních předpisů.

Správce zpracovává osobní údaje zákonně, korektně a transparentně, pouze pro určité a oprávněné účely, v přiměřeném rozsahu a po dobu nezbytnou pro daný účel.

3. Jaké osobní údaje zpracováváme

Podle konkrétní situace můžeme zpracovávat zejména tyto kategorie osobních údajů, přičemž k jejich ukládání je používán CRM od firmy Raynet:

• identifikační údaje: jméno, příjmení, název firmy, IČO, DIČ, adresa, fakturační údaje;
• kontaktní údaje: telefon, e-mail, doručovací adresa, kontaktní osoba, vztah ke klientovi nebo seniorovi;
• údaje o objednávce: typ služby, rozsah služby, termíny, místo poskytnutí služby, poznámky k provedení služby, historie objednávek;
• údaje o domácnosti nebo provozovně: praktické informace nutné pro provedení služby, například o přístupu, vybavení, spotřebičích, závadách, bezpečnostních okolnostech, preferencích zákazníka;
• údaje o seniorech a rodině: kontakty na rodinné příslušníky, domluvené instrukce, informace o tom, zda senior bydlí sám, zda je třeba kontaktovat rodinu, zprávy rodině o provedené návštěvě;
• fotodokumentace: fotografie závad, domácnosti, vybavení, výsledku služby, poškození nebo reklamace, pokud je to potřebné k poskytnutí služby, kontrole kvality, reklamaci nebo ochraně práv;
• komunikační údaje: e-maily, SMS, WhatsApp zprávy, záznamy poptávek, kontaktní formuláře, chat, zprávy ze sociálních sítí;
• telefonní údaje: informace o hovorech a nahrávky hovorů, pokud jsou hovory nahrávány;
• platební údaje: údaje o platbě, fakturaci, poukazu, kódu poukazu, platebním stavu, nikoli však celé údaje platební karty;
• technické údaje: IP adresa, cookies, identifikátory zařízení, údaje o prohlížeči, návštěvnosti webu a interakci s webem;
• marketingové údaje: souhlasy, preference komunikace, zájem o služby, reakce na kampaně, odhlášení z obchodních sdělení.

Správce nevyžaduje zdravotní dokumentaci, diagnózy ani jiné zdravotní údaje. Zákazníky žádáme, aby nám zdravotní údaje neposkytovali, pokud to není nezbytné pro bezpečné zajištění konkrétní služby. Pokud nám zákazník zdravotně citlivou informaci přesto dobrovolně sdělí, zpracujeme ji pouze v nezbytném rozsahu, zejména pro bezpečné zajištění služby nebo ochranu životně důležitých zájmů, a případně si vyžádáme výslovný souhlas, pokud to právní předpisy vyžadují.

4. Účely a právní základy zpracování

5. Služby pro seniory, rodinné kontakty a zprávy rodině

U služeb pro seniory můžeme zpracovávat kontaktní údaje seniora, zákazníka, rodinných příslušníků nebo jiné kontaktní osoby, domluvené instrukce, informace o provedené návštěvě, poznámky nutné pro zajištění služby a případně informaci, zda se podařilo seniora telefonicky kontaktovat.

Zprávy rodině poskytujeme v rozsahu domluveném se zákazníkem. Tyto zprávy mohou obsahovat informaci o provedené práci, praktická doporučení, upozornění na zjištěné domácí problémy nebo informaci, zda bylo vše v pořádku. Zprávy neslouží jako zdravotní dokumentace ani jako odborné sociální či zdravotní posouzení.

U dohledu seniora během dovolené rodiny se standardně pokoušíme dovolat každý pracovní den, není-li dohodnuto jinak. Pokud se nepodaří dovolat na tři pokusy, kontaktujeme domluvenou osobu a postupujeme podle předem domluvených instrukcí.

6. Fotodokumentace

Při poskytování služby, auditu domácnosti, reklamaci, škodní události nebo kontrole kvality může být pořízena fotodokumentace. Fotodokumentace se pořizuje pouze v nezbytném rozsahu a primárně tak, aby zachycovala závadu, předmět služby nebo výsledek práce, nikoli osoby. Pokud se na fotografii náhodně objeví osoba nebo jiný osobní údaj, bude s dokumentací nakládáno jako s osobním údajem.

Fotografie nepoužíváme pro veřejnou propagaci bez samostatného souhlasu dotčené osoby.

7. Nahrávání telefonních hovorů

Telefonní hovory mohou být nahrávány za účelem doložení objednávky, kontroly kvality, školení operátorů, řešení reklamací a ochrany práv Správce i zákazníků. O nahrávání hovoru bude volající informován na začátku hovoru nebo jiným vhodným způsobem.

Pokud volající s nahráváním nesouhlasí, může využít jiný komunikační kanál, například e-mail nebo webový formulář, pokud to povaha požadavku umožňuje.

8. Marketingová komunikace

Obchodní sdělení můžeme zasílat stávajícím zákazníkům s nabídkou obdobných služeb na základě oprávněného zájmu, pokud to právní předpisy dovolují a zákazník má při každém sdělení jednoduchou možnost další zasílání odmítnout.

Newsletter, akční nabídky, remarketingové kampaně a širší marketing můžeme zasílat nebo provádět také na základě samostatného souhlasu. Souhlas je dobrovolný a lze jej kdykoliv odvolat, například odhlašovacím odkazem v e-mailu nebo zprávou na info@TadyKarel.cz.

Souhlas s obchodními podmínkami sám o sobě nepředstavuje souhlas se zasíláním newsletteru nebo marketingových sdělení. Marketingový souhlas musí být udělen samostatně, například zaškrtnutím samostatného políčka.

Doporučené znění checkboxu pro newsletter: „Souhlasím se zasíláním novinek, akcí a nabídek služeb Tady Karel na můj e-mail. Souhlas mohu kdykoliv odvolat."

Doporučené znění checkboxu pro telefonický marketing: „Souhlasím s tím, aby mě Tady Karel kontaktoval telefonicky s nabídkou služeb a akcí. Souhlas mohu kdykoliv odvolat."

9. Cookies, analytika a online reklama

Web může používat nezbytné cookies nutné pro fungování webu a dále analytické, preferenční a marketingové cookies. Nezbytné cookies lze používat bez souhlasu. Analytické a marketingové cookies budou používány pouze na základě souhlasu, pokud právní předpisy neumožní jiný postup.

Souhlas s cookies musí být dobrovolný, konkrétní, informovaný a odvolatelný. Uživatel musí mít možnost souhlas jednoduše odmítnout nebo změnit.

Používané nástroje mohou zahrnovat například Google Analytics, Google Ads, Meta Pixel, TikTok Pixel, Hotjar nebo Smartlook. Konkrétní seznam aktivních nástrojů bude uveden v cookie liště nebo v samostatných zásadách cookies.

10. Komunikace přes WhatsApp a sociální sítě

Pokud nás kontaktujete přes WhatsApp, Facebook, Instagram, TikTok nebo jinou sociální síť, zpracováváme údaje, které nám v rámci komunikace poskytnete. Současně mohou údaje zpracovávat provozovatelé těchto platforem podle vlastních pravidel.

Přes WhatsApp ani sociální sítě nám prosím neposílejte zdravotní dokumentaci, hesla, přístupové údaje ani jiné nadbytečné citlivé informace.

11. Platební brána Stripe a platby

Pro online platby může být používána platební brána Stripe. Platební údaje zpracovává Stripe jako samostatný správce nebo zpracovatel podle konkrétního nastavení služby. Správce zpravidla neukládá celé číslo platební karty ani bezpečnostní kód karty.

Správce zpracovává informace o stavu platby, částce, objednávce, fakturačních údajích a případném kódu poukazu.

12. Příjemci a zpracovatelé osobních údajů

Osobní údaje mohou být zpřístupněny osobám, které se podílejí na provozu služby, technickém zajištění, komunikaci, účetnictví, platebních službách, správě webu, marketingu, CRM a poskytování objednaných služeb.

• zaměstnanci, spolupracovníci, technici, úklidoví pracovníci a externí dodavatelé;
• poskytovatelé webové platformy a hostingu, například Lovable a Supabase;
• platební brána Stripe;
• CRM a provozní systémy, například Raynet CRM, Timoty nebo obdobné nástroje;
• telefonní a call centrum nástroje, například Daktela, Telfa nebo obdobné služby;
• e-mailové, cloudové a kancelářské služby, například Google Workspace nebo Microsoft 365;
• účetní, daňoví a právní poradci;
• marketingové a analytické nástroje, například Google, Meta, TikTok, Hotjar, Smartlook nebo e-mailingové nástroje;
• orgány veřejné moci, pokud to vyžaduje právní předpis nebo ochrana práv.

Konkrétní seznam používaných nástrojů se může v čase měnit podle provozních potřeb. Správce vybírá dodavatele tak, aby poskytovali odpovídající úroveň zabezpečení a ochrany údajů.

13. Předávání údajů mimo EU/EHP

Někteří dodavatelé, zejména poskytovatelé cloudových, platebních, analytických nebo marketingových nástrojů, mohou zpracovávat osobní údaje i mimo Evropskou unii nebo Evropský hospodářský prostor. V takovém případě bude předání provedeno pouze při splnění podmínek GDPR, zejména na základě rozhodnutí o odpovídající ochraně, standardních smluvních doložek nebo jiných vhodných záruk.

14. Doba uchování osobních údajů

15. Vaše práva

V souvislosti se zpracováním osobních údajů máte zejména tato práva:

• právo na informace o zpracování;
• právo na přístup k osobním údajům;
• právo na opravu nepřesných nebo neúplných údajů;
• právo na výmaz, pokud jsou splněny podmínky právních předpisů;
• právo na omezení zpracování;
• právo na přenositelnost údajů;
• právo vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu, včetně přímého marketingu;
• právo odvolat souhlas, pokud je zpracování založeno na souhlasu;
• právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů.

Svá práva můžete uplatnit na e-mailu info@TadyKarel.cz nebo písemně na adrese sídla společnosti po jejím doplnění.

16. Zabezpečení údajů

Správce přijímá technická a organizační opatření k ochraně osobních údajů, zejména omezení přístupu k údajům, používání uživatelských oprávnění, zabezpečené ukládání dat, smluvní závazky mlčenlivosti a přiměřenou kontrolu dodavatelů.

Osoby, které se podílejí na poskytování služeb, jsou vázány povinností mlčenlivosti a pokyny k ochraně údajů.

17. Povaha poskytování údajů

Poskytnutí údajů potřebných pro objednávku a poskytnutí služby je nezbytné pro uzavření a plnění smlouvy. Bez těchto údajů nemusí být možné službu poskytnout. Poskytnutí údajů pro marketing je dobrovolné.

18. Automatizované rozhodování

Správce neprovádí automatizované individuální rozhodování s právními nebo obdobně významnými účinky. Marketingové nebo analytické nástroje mohou vytvářet základní segmenty návštěvníků webu nebo zákazníků za účelem měření a zlepšování služeb, pokud k tomu existuje právní základ.

19. Kontaktní údaje a stížnost

Dotazy k ochraně osobních údajů zasílejte na e-mail info@TadyKarel.cz. Pověřenec pro ochranu osobních údajů není v tuto chvíli jmenován, pokud právní předpisy neurčí jinak.

Stížnost můžete podat u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, web: www.uoou.gov.cz.

20. Změny těchto zásad

Správce může tyto zásady aktualizovat. Aktuální znění bude vždy dostupné na webu www.tadykarel.cz. Tyto zásady nabývají účinnosti dne 10.6.2026.